Jak rozmawiać gdy prowadzimy negocjacje z kimś obcym i mimo wspólnego języka nic nie jest oczywiste.
Historia jakich wiele
Mój kolega Jacek opowiedział mi kiedyś ciekawą historyjkę. Pracował za granicą w międzynarodowej firmie, gdzie jednym z współpracowników był obywatel Chin. Jacek zaproponował koledze coś do picia: “Would you like to drink a coffe or a tee?”, na co usłyszał odpowiedź: “Yes, please”.
Jestem przekonany, że każdy z Was miał podobne sytuacje i często nie wiedział jak się porozumieć. Zaczynaliście używać różnych słów, zmienialiście szyk zdania, pokazywaliście coś na migi. Traciliście czas i popadaliście w frustrację.
Przeżywałem podobne chwile dziesiątki razy, i mała to strata gdybym nie mógł się porozumieć z partnerem handlowych w kwestii picia. Dużo większym problemem było prowadzenie negocjacji w przekonaniu, że obie strony widzą podmiot tak samo, ale ostatecznie się nie porozumiały. Traciliśmy czas, traciliśmy cenny czas.
Wyobraźcie sobie spotkanie z wysokiej rangi menedżerami z chińskiej lub Indyjskiej firmy, otoczonych tłumaczami, z obcych krajów. Dostajecie zadanie przedstawienia oferty waszej firmy i szef oczekuje na decyzje z drugiej strony na bieżąco. Zaczynacie mówić, w sobie zawsze znany dobrze opanowany sposób przekonani, że docieracie do odbiorcy. Mija pięć, dziesięć minut, i nagle mina gościa zaczyna wam przypominać jeden wielki znak zapytania, a czoło tłumacz spływa zimnym potem. Uwierzcie mi nie raz tak było, ale do czasu, gdy nauczyłem się jak rozmawiać nie otwierając ust.
Jak rozmawiać zatem efektywnie?
Najlepszym narzędziem do prowadzenia rozmów z innymi osobami jest rysowanie. Rysunek jest językiem uniwersalnym, i to bardziej niż najbardziej rozpowszechniony język angielski czy hiszpański.
Moim najważniejszym narzędziem na rozmowy w firmach zawsze była tablica i flamastry. Najlepiej sprawdzała się tablica z papierowymi kartkami, bo można je zawsze ze sobą zabrać, aby sporządzić potem notatkę, albo nawet zebrać na niej podpisy uczestników, które przypieczętują uzgodnienie.
Po latach doszedłem do takiej wprawy, że kiedy tylko zaczynałem prezentację, wyciągałem mazaki i rysowałem. Wiele osób patrzyło na mnie z grymasem zdziwienia do czasu gdy sami nie dochodzili do wniosku, że to po prostu działa. Zasłużyłem sobie nawet na przydomek “profesor” u moich chińskich partnerów, z którymi przez 13 lat prowadziłem różne trudne rozmowy, zawsze coś rysując.
Czy rysunek pomaga tylko w rozmowie?
Żyjemy obecnie w świecie multimediów. Otaczają nas obrazy, filmy muzyka, podcasty. Jeżeli się przez chwilę zastanowicie, to zobaczycie, ze dużo przyjaźniej patrzymy na produkty gdy są atrakcyjnie opakowane i maja na sobie ciekawe elementy graficzne.
Dlaczego zatem nie zacząć stosować w swojej codziennej pracy obrazów, aby uatrakcyjnić nasz przekaz? Kiedy ja to zrozumiałem zacząłem tworzyć dziesiątki prostych grafik, korzystając z dostępnych w internecie narzędzi.
Chciałbym zostawić Cię na koniec z dwoma prostymi zadaniami.
- Przed spotkaniem zawsze pamiętaj, żeby przygotować tablicę i mazaki, lub przetestuj narzędzia do malowania on-line w przypadku video połączeń.
- Przetestuj darmowe narzędzia do tworzenia grafik do wszelkich mediów elektronicznych. Ja ci polecam Canva.com.
Ile będą warte twoje rysunki? Zapewniam cię, że wiele i pozwolą ci doprowadzić do podpisania niejednego kontraktu.
